Undirbúningur felst í að skilgreina markmið verkefnis, velja árangursmælikvarða og gera verk- og kostnaðaráætlun. Við upphaf verkefnis er farið yfir eftirfarandi atriði:
- Hvert er markmið verkefnisins og hverju á það að skila stofnuninni og starfsmönnum hennar?
- Hver er tímaramminn?
- Hvernig skiptist fjármögnunin eftir stéttarfélagsaðild starfsmanna?
- Hver er tengiliður verkefnisins?
- Hvernig verður eftirfylgni háttað?
Gerður er samningur um hvert verkefni fyrir sig þar sem áætluð afurð, verktími og kostnaður eru tilgreind.