Fyrstu kynni starfsmanns og vinnuveitanda verða ekki endurtekin og þau geta haft afgerandi áhrif á samband þessara aðila. Fyrstu dagarnir í starfi og upplifun viðkomandi á aðstæðum hefur mikil áhrif á hvernig tengsl einstaklingurinn myndar til framtíðar við vinnustaðinn. Ef ekki er rétt staðið að móttöku nýrra starfsmanna er hætt á að þeir upplifi óöryggi og óvissu um hlutverk sitt.  Mikilvægt er að tryggja að undirbúningur sé faglegur, fræðsla og þjálfun sé samræmd og að ferlið í heild sinni sé markvisst.  

Hver ber ábyrgð á móttökuferli nýrra starfsmanna?
Lykilatriði er að skipa ábyrgðaraðila á ferlinu en sá aðili getur verið framkvæmdastjóri, forstöðumaður, mannauðsstjóri, millistjórnandi eða annar stjórnandi. Viðkomandi getur falið öðrum starfsmanni að fylgja öllu ferlinu eða einstökum hlutum þess eftir en ber samt alltaf höfuðábyrgð á framkvæmdinni.

Meginhlutverk ábyrgðaraðilans er:
Að sjá til þess að virkt móttökuferli sé sett í gang á settum tíma.
Að sjá til þess að gátlistar og önnur gögn séu til staðar og séu útfyllt með viðeigandi hætti.
Að tryggja að atriðum undirbúnings og eftirfylgni sé framfylgt.

Hvert er markmiðið með móttökuferli nýrra starfsmanna?
Móttökuferli nýrra starfsmanna felur í sér að tekið er á móti nýjum starfsmanni/starfsmönnum á hlýlegan og skipulegan máta. 

Markmiðin með ferlinu eru nokkur:
Að skapa jákvæð tengsl starfsmanna við vinnustaðinn frá byrjun.
Að tryggja markvissa upplýsingamiðlun.
Að draga úr líkum á aukinni starfsmannaveltu.
Að móta viðhorf starfsmanns til vinnustaðarins.
Að hafa áhrif á starfsánægju og starfsframlag nýja starfsmannsins.

Móttaka nýrra starfsmanna getur verið með ýmsum hætti og skiptir mestu að ferlið sé þannig hannað að það henti þeirri starfsemi sem um ræðir, sé í takti við áherslur vinnustaðarins og þá mannauðsstefnu sem er í gildi. Það má gera ráð fyrir að móttökuferlið taki um þrjá mánuði í heild sinni en það er hægt að stytta ferlið ef um tímabundna ráðningu er að ræða og/eða koma þarf starfsmanni hratt inní málin og fyrirliggjandi verkefni. Hérna fyrir neðan eru gátlistar sem geta nýst en í grunninn má skipta ferlinu í fjögur skref:

Allir hlutar ferlisins eru jafn mikilvægir og tengjast, þannig að ef til dæmis undirbúningur er lítill þá hefur það mikil áhrif á hina hlutana. Það er mikilvægt að gleyma ekki síðasta hlutanum sem er eftirfylgnin. Það skiptir í raun litlu hvort ferlið tekur einn eða þrjá mánuði, það sem skiptir mestu er að sleppa ekki einum hluta á kostnað annars. Ábyrgðaraðila ber að skipuleggja og fylgja eftir ferlinu.