Árlega rennur upp sá tími að stofnanir fara að huga að undirbúningi starfsmannasamtala. Rannsóknir sýna að það hefur skapast mjög sterk hefð fyrir starfsmannasamtölum í opinberum stofnunum á Íslandi. Margar stofnanir nálgast verkefnið á hefðbundinn máta þar sem samtalið fer fram reglulega og er sett upp með nokkuð formlegum hætti þar sem starfsmaður og stjórnandi hittast og ræða ákveðin mál sem undirbúin hafa verið fyrirfram með aðstoð gátlista og annarra undirbúningsgagna.

Mikilvægt er að starfsmenn og stjórnendur undirbúi sinn hluta vandlega til að leggja sitt af mörkum svo að samtalið skili sem mestum árangri. En mismunandi er hvernig tilfinningar starfsmannasamtöl vekja upp. Sumir hlakka til þess en samtalið getur valdið kvíða og vanlíðan hjá öðrum. Neikvæð upplifun af fyrri samtölum getur spilað stóran þátt en miklu máli skiptir þó að nálgast verkefnið á jákvæðan máta.

Hver er helsti ávinningur starfsmannasamtala?

Helsti ávinningur starfsmannasamtala er mikilvæg miðlun upplýsinga.  Vel heppnað samtal getur skilað:
Uppbyggilegum upplýsingum um hvernig viðkomandi er að standa sig í starfi.
Tækifæri til tjáskipta um starfsumhverfið og líðan í starfi.
Yfirsýn fyrir viðkomandi til að gera sér betri grein fyrir væntingum í starfi.
Bættum skilningi á breytingum, fræðsluþörfum og starfsþróun.

Stjórnendur stofnana bera formlega ábyrgð á framkvæmdinni, þ.e.a.s. að boða til samtalsins, finna staðsetningu sem hentar, sjá til þess að undirbúningsgögn séu tilbúin og tiltæk og sinna sínum hluta undirbúnings.  Hvernig til tekst heilt yfir er síðan sameiginleg ábyrgð stjórnenda og starfsmanna. Ef ákveðið hefur verið að starfsmannasamtöl skuli haldin þá er það dýrmætt tækifæri sem vert er að nýta til fulls.

Góð ráð varðandi starfsmannasamtöl

Hér eru nokkur almenn atriði sem gott er að hafa í huga varðandi starfsmannasamtöl:
Góður undirbúningur er lykillinn að vel heppnuðu samtali.
Mikilvægt er að sameiginlegur skilningur sé á hvað eigi að ræða í samtalinu.
Það þarf að gefa samtalinu góðan tíma og næði frá amstri dagsins.
Hægt er að skipta samtalinu upp í nokkra hluta og hittast oftar en einu sinni.

En hvernig svo sem fyrirkomulagið er þá eru grundvallar markmið og tilgangur með starfsmannasamtölum sá sami, að tala saman.

Hérna fyrir neðan eru dæmi um undirbúningsblöð fyrir starfsmannasamtöl.

Dæmi um undirbúningsblað starfsmanns fyrir starfsmannasamtal

Dæmi um undirbúningsblað fyrir stjórnanda fyrir starfsmannasamtal