Skjalastjórnun: Rekjanleiki, verklag og ábyrgð

Eru skjalamálin í ólagi eða lítið samræmi á milli sviða, deilda og jafnvel einstaklinga á þínum vinnustað þegar kemur að vistun gagna? Er þörf á einhverri heildarsýn yfir þau gögn sem tilheyra vinnustaðnum og sameiginlegri áætlun um það hvernig best er að koma þeim fyrir þannig að vistun þeirra og endurheimt sé tryggð til frambúðar?

Á námskeiðinu er fjallað um ávinning upplýsinga- og skjalastjórnunar og rætt um tengsl fagsviðsins við stjórnun þekkingar og gæða. Fjallað er um tegundir skjala, m.a. erindi / bréf á pappír, tölvupóst, samninga, ljósmyndir, teikningar, bókhaldsgögn, eyðublöð og kynningarefni. Farið verður stuttlega í íslensk lög og reglugerðir er varða skjalastjórn á Íslandi fyrir opinberar stofnanir og sýnt fram á hvernig hægt er að beina sambærilegum aðferðum við skjalastjórn í fyrirtækjum í einkaeigu. Fjallað verður um ISO 15489 sem er alþjóðlegur staðall um skjalastjórnun.

Umfjöllunarefni:

• Nokkur hugtök í skjalastjórn sem nýtast í starfi.
• Hlutverk Þjóðskjalasafns fyrir opinberar stofnanir og sveitarfélög.
• Skjalatalning – yfirsýn yfir þau gögn sem verið er að nota.
• Skjalavistunaráætlun fyrir virk og óvirk skjöl.
• Flokkun skjala, skráning, vistun og endurheimt.
• Skjalageymslur og pökkun skjala.
• Hvernig má standa að innleiðingu á rafrænu skjalastjórnunarkerfi, hvað ber að varast og hver eru fyrstu skrefin.

Á námskeiðinu eru tekin fyrir raunveruleg dæmi og reynt að tengja efnið sem best við reynslu þátttakenda hverju sinni svo það nýtist beint í starfi.